فضاهای محدود، زمان کم و یک دنیا کار انباشته شده، همه از آن تصاویر آشنایی هستند که معمولا در روزهای پایان سال بیشتر از همیشه به ما هجوم می‌آورند. هجومی که تحمل آثارش معمولا در تعطیلات نوروز و حتی طی سال جدید هم همراه ما می‌ماند و از قضا این یک اتفاق تکراری است که هر سال در آخرین روزهای اسفند دامان ما را می‌گیرد. حالا ما می‌خواهیم به شما بگوییم که با استفاده از یک سیستم مدیریتی به نام فایو. اس (5s). یک بار برای همیشه به این ماجرای تکراری فیصله بدهید و همراه با خان‌تکانی چیدمان تازه‌ای برای خانه‌تان تدارک ببینید. حق با شماست؛ فایو.اس یک سیستم مدیریت کارآمد است که در برنامه‌ریزی‌های مدیریتی پیشرفته به کار می‌رود، اما مهندس «حامد الواری» با سابقه‌ای 14 ساله در زمینه مشاوره در حوزه سیستم‌های مدیریت جدید؛ به شما می‌گوید که چطور این سیستم را در خانه و ضمن خانه‌تکانی پیاده کنید. با پیاده کردن این روش نه‌تنها خانه‌تکانی امسال‌تان یک خانه‌تکانی اساسی می‌شود بلکه کلی جای اضافه می‌آورید برای اینکه خورده‌ریزهای‌تان را از زیر تخت یا بالای کمد بیرون بکشید!
نگاهی تازه به خانه‌تکانی‌های تکراری
بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن، تمام منابع با خاک یکسان شد، بنابراین ژاپنی‌ها که از نظر دسترسی به منابع طبیعی کشور فقیری به شمار می‌روند، به دنبال این بودند تا با مدیریت درست همین منابع محدود بتوانند به بهره‌وری بالا و شرایط مناسب‌تر دست پیدا کنند. حاصل تحقیقات ژاپنی‌ها برای دستیابی به شرایط ایده‌آل با وجود منابع محدود، رسیدن به سیستم فایو. اس بود؛ سیستمی که همان‌طور که از نام آن پیداست، در 5 مرحله امکان بهره‌وری بهتر از شرایط محدود موجود را برای مصرف‌کننده فراهم می‌کند. حالا ما خیال داریم همین مراحل را در خانه تکانی پیاده کنیم و به شما بگوییم چطور با پیاده کردن همین سیستم امسال، خانه‌تان را اساسی بتکانید!
بی‌استفاده‌ها را قلم بگیرید (seiso)
اولین مرحله در فایو.اس پاک‌سازی است. در این مرحله و برای پیاده‌کردن آن در خانه‌تکانی باید بدانید در محیط محدودی مثل خانه یا حتی کوچک‌تر مثل اتاق‌تان، به چه ابزاری نیاز دارید و از کدام‌ها بی‌نیازید. معمولا دور و بر ما پر از وسایل ریز و درشتی است که به طور کلی یا دست‌کم در یک بازه زمانی مشخص از آنها بی‌نیازیم. بنابراین تنها نقش آنها اشغال فضای موجود و اغلب محدود ماست، بر همین اساس پاک‌سازی در خانه‌تکانی یعنی شناسایی وسایل مورد نیاز از وسایل بی‌استفاده!
منظم بچینید (seiton)
مرحله بعدی ترتیب و تنظیم است. بعد از پاک‌سازی و جداسازی فضای موردنظر این فرصت را دارید تا همه چیز را براساس نظم و ترتیب جاسازی کنید. در سیستم فایو.اس در مرحله ترتیب و تنظیم با 2رویکرد روبه‌رویید؛ یکی اینکه طبق روال معمول همه چیز را مرتب کنید و رویکرد دیگر اینکه با پیاده کردن 5 اصل فایو.اس بعد از این نباید اجازه بدهید مجموعه (در اینجا همان خانه یا اتاق شما) طوری نامرتب شود که به مرور زمان دوباره به پیاده کردن مرحله تنظیم و ترتیب نیاز پیدا کند! به زبان ساده‌تر در این مرحله وقتی که از شر وسایل غیرضروی خلاص شدید باید بین باقی‌مانده‌ها ترتیب ایجاد کنید یعنی آنها را برحسب نیاز جاسازی کنید. به این ترتیب که لوازمی را که بیشتر نیاز دارید دم‌دست قرار بدهید و باقی را که در فاصله زمانی طولانی‌تر به آنها نیاز پیدا می‌کنید در جاهای دور از دسترس. این روش بیشتر در مرتب کردن کابینت‌ها، کمد لباس و حتی کشو‌ها به کارتان می‌آید!
فقط ضروری‌ها (seiri)
بعد از پاک‌سازی مسئله جداسازی مطرح می‌شود. وسایلی را که در مرحله پاک‌سازی در مورد آنها به این نتیجه رسیدید که از آنها بی‌نیازید، باید از محیط زندگی جدا کنید و تصمیم بگیرید که با آنها چه کنید. یعنی با درنظر گرفتن میزان نیاز به آنها، این موارد را کلا از چرخه زندگی خارج کنید یا آنها را در جایی جاسازی کنید که در صورت نیاز، در زمان‌های مشخص و براساس دفعات مراجعه به سادگی بتوانید سراغ‌شان بروید. بدون شک شما هم کلی وسیله در خانه دارید که ممکن است سال تا سال از آنها استفاده نکنید. در این مرحله از خانه‌تکانی به روش فایو. اس، باید سراغ همان‌ها بروید و فقط وسایلی را نگه دارید که وجود آنها برای شما ضروری است.
یک کار تیمی(shitsukuke)
و بالاخره مرحله آخر، مرحله آموزش و تمرین است. یادتان باشد این‌گونه بحث‌ها را تا در ذهن‌تان ملکه نشود و جا نیفتد، نمی‌توانید انجام‌شان بدهید. در عوض وقتی به مرحله باور آنها رسیدید این قواعد در ذهن‌تان می‌نشیند، همه چیز خود به خود پیش می‌رود! برای آنکه این روش ملکه ذهن‌تان شود بعد از اجرای آن در خانه‌تکانی امسال باید روش خانه‌داری سیستماتیک فایو.اس را علاوه بر خودتان به دیگر اعضای خانه هم آموزش بدهید. یعنی همه با هم یاد بگیرید که قرار نیست همه کارها را بگذارید برای وقت ضروری یا همان دقیقه 90 خودمان! باید جرات تفکیک و دور ریختن وسایلی را که بدون استفاده می‌ماند به خودتان بدهید و… از آن مهم‌تر اینکه با ساده کردن مفاهیم و در قالب یک کار تیمی در خلال تمیز کردن خانه مفاهیم اساسی‌ای مثل مدیریت زمان را به اعضای خانواده آموزش بدهید.
روش‌هایی ساده؛ اما کارآمد
سیستم فایو.اس در هر کدام از مراحل خود روش‌هایی را معرفی می‌کند که با به کار بردن آنها در هر مرحله، به نتیجه نزدیک‌تر می‌شوید. این روش‌ها عبارتند از:
– برچسب قرمز: روش برچسب قرمز در مرحله پاک‌سازی به کار می‌آید. این روش به‌سادگی به شما جرات می‌دهد در میان داشته‌های‌تان، مهم‌ترین‌ها و پرکاربردترین آنها را انتخاب کنید و باقی را به فراموشی بسپارید. به کمک این روش خواهید دید که بسیاری از وسایلی که دورتادور شما را اشغال کرده‌اند، بدون اینکه کاربردی برای‌تان داشته باشند، تنها ذهن‌تان را آشفته می‌کنند و فضا را محدودتر.
– مشخص کردن محدوده: این روش به شما می‌گوید که سیستم فایو.اس را باید از کجای خانه شروع کنید. در این روش از نمودار ماکارونی استفاده می‌کنید. این نمودار به شما نشان می‌دهد رفت‌وآمدهای‌تان در کدام قسمت خانه بیشتر است یا در حقیقت در کدام فضاها بیشتر چگالی دارید و کجاها برای‌تان مهم‌تر است، بنابراین این مناطق برای شما مهم‌تر می‌شوند، پس باید پیاده کردن فایو.اس را از همان مکان شروع کنید. این مکان می‌تواند انباری، آشپزخانه، اتاق خواب یا حتی کمد شما باشد. این روش درست زمانی به کار شما می‌آید که فکر می‌کنید این اتاق یا این کمد چقدر کوچک است و دیگر جایی برای جا دادن وسایل‌تان ندارید!
– قانون 30 ثانیه: قانون دیگر قانون 30ثانیه است. طبق این قانون شما باید ظرف 30ثانیه به همه چیز دسترسی داشته باشید. یعنی هر چیزی را درست در جای خودش تعریف کرده باشید؛ آنچنان که ظرف 30ثانیه بتوانید به آن دسترسی پیدا کنید. در غیر این‌صورت این قانون نشان می‌دهد که شما نتوانسته‌اید جای هر چیزی را درست و خوب تعریف کنید.
یک بار برای همیشه (seiketsu)
مرحله بعدی تداوم و نگهداری است. بعد از انجام این 3مرحله، لازم است تدبیری بیندیشید تا شرایطی که طی این مراحل ایجاد کردید، ثابت شوند و پا برجا بمانند. آن وقت است که می‌توانید یک بار برای همیشه خانه‌تکانی کنید! در این مرحله باید استاندارد و روش مشخصی برای حفظ نتیجه تلاش‌های‌تان ایجاد کنید. مثلا یک برنامه روزانه یا هفتگی برای خودتان تهیه کنید و براساس آن خودتان را ملزم کنید که از این به بعد طبق این روش عمل کنید. در حقیقت تداوم در تمیز کردن اساسی خانه همان اتفاقی است که به دلیل خالی بودن جای آن در برنامه‌ریزی‌های روزانه، شما را ناگزیر به خانه‌تکانی‌های سنگین آخر سال می‌کند. تداوم در اینجا یعنی در طول سال دستی به سر و گوش، گوشه‌های دور از دسترس و دور از چشم کابینت، کمد، کتابخانه، پشت تختخواب، میز تلویزیون و… بکشید.
روش اجرای برچسب قرمز
در این روش باید روی تمام ابزاری که به نوعی از آنها استفاده می‌کنید، برچسب بزنید. بعد از این مرحله، برچسب هر ابزاری را که به کار می‌گیرید، بکنید. البته باید این نکته را درنظر بگیرید که هنگام اجرای این روش، یک بازه زمانی برای خودتان مشخص کنید مثلا بنا بر نیاز خودتان از یک روز تا یک هفته. بعد از این دوره زمانی، به این نتیجه می‌رسید که تمام وسایلی که برچسب آنها کنده شده، جزء کالاهای ضروری شماست و آنها که هنوز برچسب دارند، غیرضروری. این روش در حقیقت جرات اجرای تصمیم را در شما بیشتر می‌کند. حتما برای بسیاری از شما هم بارها پیش آمده که تصمیم گرفته‌اید کالایی را دور بیندازید یا دست‌کم از دم‌دست بردارید؛ اما همیشه به دلیل پیش‌بینی احتمال استفاده از آن در زمان‌های دور، وجود غیرضروری آنها را تحمل می‌کنید.